Informativa sul trattamento e sulla protezione dei dati personali
Art Cosmetics S.r.l. informa i propri dipendenti e/o collaboratori di quanto segue.
La specifica finalità a) dell’Art. 2 è indicata su ogni singolo modulo che il dipendente/collaboratore deve sottoscrivere.
I restanti articoli presenti nell’informativa sono comuni a tutti i moduli.
Art. 1. Titolare del trattamento: chi decide come e perché trattare i dati
Art Cosmetics S.r.l. Società a socio unico, soggetta a direzione e coordinamento di AC HOLDING S.r.l.
Telefono: +39 0363 547001
Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it
Indirizzo PEC: privacy@pec.artcosmetics.it
Art. 2. Dati di contatto del DPO
Art Cosmetics S.r.l. a socio unico ha designato un DPO (Data Protection Office o RPD: Responsabile della Protezione dei Dati). Di seguito i riferimenti per poter contattare il DPO.
Nominativo: Inverardi Stefano
Telefono: +39 0363 547001
Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it
Art. 3. Finalità e base giuridica del trattamento: perché si trattano i dati e da che cosa è giustificato il trattamento
Finalità a):
La presente informativa fa riferimento alla modulistica rilasciata da Art Cosmetics (es. modulo consegna badge, consegna dispositivi, consegna credenziali, avvenuta formazione, ecc.).
La specifica finalità a) è indicata su ogni singolo modulo che il dipendente/collaboratore deve sottoscrivere.
Base giuridica: esecuzione del contratto / legittimo interesse (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).
Il rifiuto di fornire i dati richiesti impedisce la corretta esecuzione del contratto.
Finalità b)
adempiere agli obblighi di legge (obblighi di un regolamento, della normativa comunitaria, di un ordine dell’Autorità).
Base giuridica: obbligo di legge (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).
Il rifiuto di fornire i dati richiesti impedisce al titolare di adempiere agli obblighi di legge.
Finalità c)
esercitare i diritti del Titolare (ad esempio l’eventuale diritto di difesa in giudizio).
Base giuridica: legittimo interesse (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).
Il titolare tratta i dati raccolti per poter esercitare i propri diritti.
Inoltre, si precisa che:
- Nessuna informazione personale è rivenduta a terzi.
- Nessun dato è utilizzato per rilevare preferenze/abitudini personali tramite strumenti automatizzati (profilazione).
Art. 4. Dati trattati e Modalità del trattamento
Per la gestione del contratto il Titolare tratta dati personali comuni (ad esempio, nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail, ecc.). I dati sono quelli già forniti in fase di sottoscrizione del contratto o raccolti con la compilazione del modulo sul quale è dichiarata la finalità del trattamento.
Il trattamento è effettuato presso gli uffici del Titolare e dei Responsabili del trattamento quale, a titolo esemplificativo, il commercialista e il consulente del lavoro per l’espletamento degli adempimenti contabili e fiscali, nei limiti strettamente necessari al raggiungimento delle finalità di cui al precedente Art. 3, anche con l’ausilio di strumenti informatici.
Il trattamento avviene anche ai sensi di quanto previsto dall’Autorizzazione Generale n. 1/2016 al trattamento nei rapporti di lavoro dei dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR (dati riferiti alla salute, appartenenza sindacale, dati biometrici, ecc.). Il trattamento dei dati viene effettuato con misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, in particolare nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate e secondo i principi di liceità, necessità e proporzionalità.
Art. 5. Conservazione dei dati
I dati sono trattati e archiviati presso le sedi del Titolare e sugli strumenti aziendali utilizzati (esempio: server, computer).
Alcuni file digitali sono archiviati in sistemi cloud (ad esempio la posta elettronica). I fornitori sono stati selezionati in modo da garantire la salvaguardia e la riservatezza dei dati. Tutti i dati sono fisicamente conservati all’interno dell’Unione Europea.
I dati specificati nella finalità a) sono conservati per il periodo di 10 (dieci) anni dalla cessazione del contrato, per eventuali verifiche o accertamenti da parte delle Autorità competenti e per assolvere ai connessi obblighi di legge.
Inoltre, i dati saranno trattati per adempiere agli obblighi imposti dalla vigente normativa fiscale ed antiriciclaggio.
Alcuni dati potrebbero essere presenti anche nei sistemi di backup. In questo caso non sarà possibile rimuoverli. Garantiamo fin da subito che, in caso sia necessario un ripristino totale dei sistemi, tali dati saranno nuovamente anonimizzati/cancellati.
I dati personali potranno essere conservati per un periodo superiore nel caso di eventuali contenziosi, per tutto il periodo di durata degli stessi, per consentire l’esercizio del diritto di difesa del Titolare.
Riepilogo tempi di conservazione
Finalità a): 10 anni dal termine contrattuale.
Finalità b): Durata prevista dall’obbligo di legge.
Finalità c): Durata necessaria per esercitare il diritto di difesa.
Art. 6. Comunicazione e trasmissione dei dati
I dipendenti e/o collaboratori incaricati dal Titolare (esempio ufficio HR, Amministrazione, Security, ICT), nell’espletamento della loro attività lavorativa, hanno accesso ai dati quali persone autorizzate al trattamento.
I dati personali non sono soggetti a comunicazione e diffusione a terzi, salvi gli obblighi derivanti dalla legge. In adempimento a tali obblighi i dati personali possono essere trasmessi a soggetti terzi che effettuano il trattamento per conto del Titolare nella loro qualità di Responsabili del trattamento (a titolo indicativo il commercialista e il consulente del lavoro).
Art. 7. Trasferimenti di dati verso Paesi Terzi
I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione in paesi al di fuori dall’Unione Europea.
Art. 8. Diritti degli interessati
Art. 7 n. 3 L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento; Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali; Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio; Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto; Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta; Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare; Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
Inoltre, l’Art. 19 obbliga il Titolare a notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione del trattamento richiesta dagli interessati.
Art. 9. Istanze degli interessati: come possono essere esercitati i diritti
Le istanze di cui al precedente Art. 8 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite l’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali” disponibile tramite il sito internet del titolare all’indirizzo: https://www.artcosmetics.it/it/diritti-interessati/
Il Titolare del trattamento e il DPO possono essere contattati anche ai recapiti specificati nei precedenti Art. 1 e Art. 2.
Art. 10. Aggiornamenti a questa informativa
La presente Informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati.
Si ricorda che l’interessato può richiedere, in qualsiasi momento, una copia dell’informativa inviando una richiesta a: privacy@artcosmetics.it