Art. 1. Titolare del trattamento: chi decide come e perché trattare i dati

Art Cosmetics S.r.l. Società a socio unico, soggetta a direzione e coordinamento di AC HOLDING S.r.l.

Telefono: +39 0363 547001

Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it

Indirizzo PEC: privacy@pec.artcosmetics.it

Art. 2. Dati di contatto del DPO

Art Cosmetics S.r.l. a socio unico ha designato un DPO (Data Protection Office o RPD: Responsabile della Protezione dei Dati). Di seguito i riferimenti per poter contattare il DPO.

Telefono: +39 0363 547001

Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it

Art. 3. Finalità e base giuridica del trattamento: perché si trattano i dati e da che cosa è giustificato il trattamento

Il Titolare è dotato di un sistema di videosorveglianza identificabile dall’apposita segnaletica con cartelli. I cartelli sono chiaramente   visibili   in   ogni   condizione   di   illuminazione ambientale e sono collocati prima del raggio di azione delle telecamere o comunque nelle loro immediate vicinanze. L’impianto di videosorveglianza è presente in tutte le sedi del Titolare. Il Titolare ha installato l’impianto in accordo con la trattativa sindacale del 25/07/2019.

I dati personali forniti al Titolare in occasione delle visite svolte presso le sedi aziendali sono trattati per:

Finalità a)

  • protezione delle persone, rispetto a possibili aggressioni, furti, prevenzione di incendi, sicurezza del lavoro.
  • sicurezza e di protezione della proprietà e del patrimonio aziendale, compreso il know-how aziendale e conservazione dell’integrità della struttura e protezione da furti, danneggiamenti, atti di vandalismo.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).

L’impianto di videosorveglianza effettua riprese automatiche e generalizzate, la persona che accede alle aree videosorvegliate non può sottrarsi alle riprese.

Inoltre, si precisa che:

  • Nessuna informazione personale è rivenduta a terzi.
  • Nessun dato è utilizzato per rilevare preferenze/abitudini personali tramite strumenti automatizzati (profilazione).

Art. 4. Dati trattati e Modalità del trattamento

Il Titolare tratta i dati personali tramite il sistema di videosorveglianza.

Le immagini e i video sono registrati su appositi supporti di memorizzazione, sono visionabili anche da remoto e in tempo reale e sono trattati nei limiti strettamente necessari al raggiungimento della finalità indicata.

L’impianto di videosorveglianza non acquisisce informazioni biometriche né esegue associazioni dirette tra le immagini rilevate e banche dati automatizzate. Sono installate telecamere in grado di rilevare la targa dei veicoli in modo da ottimizzare la sicurezza.

Il trattamento dei dati viene effettuato con misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, in particolare nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate e secondo i principi di liceità, necessità e proporzionalità.

Art. 5. Conservazione dei dati

Le registrazioni raccolte sono conservate per 7 giorni, tempo utile necessario per adempiere alle finalità di cui al precedente Art. 3, secondo quanto pattuito in accordo sindacale.

Le registrazioni potranno essere conservate per un periodo superiore nel caso di eventuali contenziosi, per tutto il periodo di durata degli stessi, per consentire l’esercizio del diritto di difesa del Titolare in sede giudiziale e stragiudiziale.

Alcune registrazioni potrebbero essere presenti anche nei sistemi di backup. In questo caso non sarà possibile rimuoverli. Garantiamo fin da subito che, in caso sia necessario un ripristino totale dei sistemi, tali dati saranno nuovamente cancellati.

Art. 6. Comunicazione e trasmissione dei dati

Le registrazioni non sono oggetto di diffusione e non sono comunicate a terzi, ad eccezione delle seguenti casistiche.

  • Società nominate responsabili del trattamento, che svolgono l’attività di vigilanza e di verifica per conto del Titolare.
  • L’ufficio Security aziendale, i cui dipendenti sono espressamente designati e autorizzati, sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini, ed ai quali sono state fornite istruzioni specifiche.

Le registrazioni (compresi i numeri di targa) potranno essere comunicate alle competenti Autorità di Pubblica Sicurezza per le attività ispettive e di indagine.

Art. 7. Trasferimenti di dati verso Paesi Terzi

I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione in paesi al di fuori dall’Unione Europea.

Art. 8. Diritti degli interessati

Art. 7 n. 3 L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento; Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali; Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio; Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto; Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta; Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare; Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Inoltre, l’Art. 19 obbliga il Titolare a notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione del trattamento richiesta dagli interessati.

Art. 9. Istanze degli interessati: come possono essere esercitati i diritti

Le istanze di cui al precedente Art. 8 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite l’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali” disponibile tramite il sito internet del titolare all’indirizzo: https://www.artcosmetics.it/it/diritti-interessati/

Il Titolare del trattamento e il DPO possono essere contattati anche ai recapiti specificati nei precedenti Art. 1 e Art. 2.

Art. 10. Aggiornamenti a questa informativa

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati.

Si ricorda che l’interessato può richiedere, in qualsiasi momento, una copia dell’informativa inviando una richiesta a: privacy@artcosmetics.it

*****

Policy on the processing and protection of personal data

(Video surveillance system information)

Art. 1. Data Controller: the person or the company deciding how and why to process data

Art Cosmetics S.r.l. Single-member private limited liability company, subject to the direction and coordination of AC HOLDING S.r.l.

Phone: +39 0363 547001

E-mail address: privacy@artcosmetics.it

CEM address: privacy@pec.artcosmetics.it

Art. 2. DPO Contact information

Art Cosmetics S.r.l. single-member private limited liability company has designated a DPO (Data Protection Officer). DPO contact information:

Phone: +39 0363 547001

E-mail address: privacy@artcosmetics.it

Art. 3. Purposes and legal basis for the processing: Why data are being processed

The Data Controller uses a video-surveillance system that can be identified by the relevant signs posted. The signs are clearly visible in all ambient lighting conditions and are placed before the effective recording range of the cameras or in their immediate vicinity. The video surveillance system is present at all of the Data Controller’s premises. The Data Controller has installed the system in accordance with the union negotiations of 25/07/2019.

The data given to the Data Controller in relation to any visits made to company sites are processed in order to:

a)

  • protect people against possible aggression, theft and fire as well as maintain a safe working environment.
  • security and protection of company property and assets, including company know-how and company premises and protection against theft, damage and vandalism.

Legal basis: legitimate interest (consent to data processing is not required).

The CCTV system makes automatic and generalised recordings; anyone accessing areas under video surveillance cannot be excluded from the recording.

Furthermore, it is emphasised that:

  • No personal information shall be resold to third parties.
  • No data shall be used to detect personal preferences/habits through automated tools (profiling).

Art. 4. Processed data and methods of processing

The Data Controller processes personal data through CCTV.

The images and videos are recorded on special storage media. They can be viewed remotely and in real time, and are processed within the limits strictly necessary to achieve the stated purpose.

The video surveillance system does not acquire biometric information, nor does it make direct associations between the recorded images and automated databases. Cameras capable of detecting vehicle number plates are installed in order to optimise security.

Data processing is carried out with appropriate measures to ensure the security and confidentiality of personal data, in particular in accordance with the principles of lawfulness, necessity and proportionality.

Art. 5. Data preservation

The Data Controller will retain the recordings for 7 days, which is the necessary time to fulfil the purposes referred to in Art. 3 above, as agreed upon by the trade unions.

The recordings may be retained for a longer period in case of any litigation, for the full term thereof, to allow for the Data Controller to exercise the right of defence in and out of Court.

Some recordings may also be present in backup systems. In such case, it will not be possible to remove it. We guarantee that in the event of a total erasure of the systems, such data will be deleted again.

Art. 6. Data communication and transmission

The recordings shall not be disseminated and shall not be communicated to third parties, with the exception of the following cases:

  • Companies appointed as Data Processors which carry out supervision and verification activities on behalf of the Data Controller.
  • The Company Security Office, whose employees – to whom specific instructions have been provided – are expressly designated and authorised both to access the premises where the control stations are located and to use the systems and, in cases where it is indispensable for the purposes pursued, to view the images. The recordings (including number plates) may be communicated to the competent Public Safety Authorities for inspection and investigation activities.

Art. 7. Transfer of data to Third Countries

The data are not subject to communication and dissemination in countries outside the European Union.

Art. 8. Rights of the Data Subjects

Art. 7 no. 3 The Data Subject has the right to withdraw their consent at any time; Art. 15 Right of access, including the right to obtain an indication of the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. Right to obtain indication of the origin of the data collected, as well as the purposes and methods of processing. Right to make any claim to the Control Authority at any time (Data Protection Authority); Art. 16 The Data Subject’s right to have personal data updated, rectified or supplemented; Art. 17 Right to erasure (‘right to be forgotten’); Art. 18 Right to restriction of processing, where applicable; Art. 20 Right to data portability if permitted by existing technology; Art. 21 Right to object at any time for any reason on grounds relating to their particular situation if the processing is carried out in the exercise of official authority or in the performance of a task carried out in the public interest or if it is carried out on the basis of the legitimate interest of the Controller; Art. 22 Right to obtain information regarding automated individual decision-making, including profiling.

Art.19 also requires the Data Controller to communicate the rectification or erasure of personal data or restriction of processing requested by the Data Subject.

Art. 9. Requests of the Data Subjects: how rights can be exercised

The requests referred to in Art. 8 above may be submitted by the Data Subjects to the Data Controller using the specific ‘Exercise of personal data protection rights’ form available on the Data Controller’s website at the following address:

https://www.artcosmetics.it/data-subject-rights/

The Data Controller and the DPO may also be contacted at the addresses specified in Art. 1 and Art. 2 above.

Art. 10. Updates to this information

This information may be subject to changes and additions, as well as a consequence of possible regulatory changes and/or additions. Any changes will be communicated to the Data Subjects.

The Data Subject can request a copy of this information at any time by sending a request to: privacy@artcosmetics.it