Informativa trattamento dati per sondaggi clima aziendale

Informativa sul trattamento e sulla protezione dei dati personali

(informativa per i dipendenti – utilizzo piattaforma Beaconforce)

Art. 1. Titolare del trattamento: chi decide come e perché trattare i dati

Art Cosmetics S.r.l. Società a socio unico, soggetta a direzione e coordinamento di AC HOLDING S.r.l.

Telefono:             +39 0363 547001

Indirizzo e-mail:  privacy@artcosmetics.it

Indirizzo PEC:     privacy@pec.artcosmetics.it

Art. 2. Dati di contatto del DPO

Art Cosmetics S.r.l. a socio unico ha designato un DPO (Data Protection Office o RPD: Responsabile della Protezione dei Dati). Di seguito i riferimenti per poter contattare il DPO.

Telefono:              +39 0363 547001

Indirizzo e-mail:    dpo@artcosmetics.it

Art. 3. Finalità e base giuridica del trattamento: perché si trattano i dati e da che cosa è giustificato il trattamento

Al fine di migliorare il clima aziendale, Art Cosmetics ha deciso di effettuare dei sondaggi anonimi a tutto il personale.

Lo scopo di questi sondaggi è capire la percezione del personale al fine di intraprendere iniziative che possano migliorare ulteriormente il benessere dei lavoratori.

A tal proposito, per poter effettuare il sondaggio con il fornitore selezionato, è necessario inviare alcuni dati personali dei lavoratori, dati che necessitano il consenso prima della trasmissione.

Finalità a)

Trasmettere dati dei lavoratori al fornitore incaricato di effettuare i sondaggi.

Base giuridica: consenso dei dipendenti.

Non rilasciare il consenso impedisce ad Art Cosmetics la possibilità di trasmettere i dati al fornitore incaricato del sondaggio.

Art. 4. Dati trattati e Modalità del trattamento

I dati da inviare al fornitore sono:

• Indirizzo e-mail personale (indirizzo comunicato ad Art Cosmetics per l’invio delle buste paga)
• Nome e cognome
• Dipartimento (es: logistica, qualità, sviluppo, commerciale, ecc.)
• Anzianità lavorativa (< 2anni, 2 – 5 anni, 6 – 10 anni, > 10 anni)
• Fascia d’età (<= 35 anni, 36 – 40 anni, 41 – 50 anni, 51 – 59 anni, >= 61 anni)
• Genere (uomo, donna)
• Sede di lavoro (HQ, Fornovo 1, Fornovo 2, Mozzanica, ecc.)
• Tipo contratto (stage/tirocinio, dipendente, somministrato)
• Azienda somministratrice (per chi è somministrato)
• Qualifica (operaio, impiegato, stagista/tirocinante, apprendista, ecc.)
• Ruolo (es: operatore semifinito, controllo qualità, vendite, ecc.)

Il fornitore, nominato Responsabile del trattamento, effettua il sondaggio, elabora le risposte degli utenti e le comunica ad Art Cosmetics in forma anonima. I risultati saranno trasmessi ad Art Cosmetics anche per categorie (es: gli uomini hanno risposto, le donne hanno risposto, i somministrati hanno risposto, gli operai hanno risposto, gli impiegati hanno risposto, ecc.)

Art. 5. Conservazione dei dati

I dati sono trattati e archiviati sui server del fornitore Beaconforce S.r.l.

Tutti i dati sono fisicamente conservati all’interno dell’Unione Europea.

Beaconforce conserva i dati per tutta la durata del contratto e successivamente li cancella.

Riepilogo tempi di conservazione

Finalità a)        Revoca del consenso o per la durata del contratto tra Art Cosmetics e Beaconfroce

Art. 6. Comunicazione e trasmissione dei dati

I dati sono trasferiti al Responsabile del trattamento che ha il compito di contattare gli utenti al fine di elaborare il sondaggio.

Art. 7. Trasferimenti di dati verso Paesi Terzi

I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione in paesi al di fuori dall’Unione Europea.

Art. 8. Diritti degli interessati

Art. 7 n. 3 L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento; Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali; Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio; Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto; Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta; Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare; Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Inoltre, l’Art. 19 obbliga il Titolare a notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione del trattamento richiesta dagli interessati.

Art. 9. Istanze degli interessati: come possono essere esercitati i diritti

Le istanze di cui al precedente Art. 8 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite l’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali” disponibile tramite il sito internet del titolare all’indirizzo:

https://www.artcosmetics.it/esercizio-di-diritti-in-materia-di-protezione-dei-dati-personali/

Il Titolare del trattamento e il DPO possono essere contattati anche ai recapiti specificati nei precedenti Art. 1 e Art. 2.

Art. 10. Aggiornamenti a questa informativa

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati.

Si ricorda che l’interessato può richiedere, in qualsiasi momento, una copia dell’informativa inviando una richiesta a: privacy@artcosmetics.it