Informativa sul trattamento e sulla protezione dei dati personali (informativa per gli eventi)
Informativa sul trattamento e sulla protezione dei dati personali
(informativa per gli eventi)
Art. 1. Titolare del trattamento: chi decide come e perché trattare i dati
Art Cosmetics S.r.l. Società a socio unico, soggetta a direzione e coordinamento di AC HOLDING S.r.l.
Telefono: +39 0363 547001
Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it
Indirizzo PEC: privacy@pec.artcosmetics.it
Art. 2. Dati di contatto del DPO
Art Cosmetics S.r.l. a socio unico ha designato un DPO (Data Protection Office o RPD: Responsabile della Protezione dei Dati). Di seguito i riferimenti per poter contattare il DPO.
Telefono: +39 0363 547001
Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it
Art. 3. Finalità e base giuridica del trattamento: perché si trattano i dati e da che cosa è giustificato il trattamento
Finalità a):
contattare i referenti aziendali che ci hanno fornito i dati durante la fiera per fissare un appuntamento, presentargli i nostri prodotti, effettuare altre attività precontrattuali.
Base giuridica: esecuzione del contratto (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).
Il rifiuto di fornire i dati richiesti impedisce la corretta esecuzione del contratto.
Finalità b):
effettuare riprese (fotografie e video) durante l’evento da pubblicare sui canali digitali aziendali (sito internet e social network di Art Cosmetics)
Base giuridica: legitimate interest of the owner.
Le aree soggette alle riprese sono identificate da appositi cartelli. Qualora non si volesse essere ripresi si ha la possibilità di non accedere alle specifiche aree o richiedere al personale di non effettuare/cancellare le riprese.
Inoltre, si precisa che:
- Nessuna informazione personale è rivenduta a terzi.
- Nessun dato è utilizzato per rilevare preferenze/abitudini personali tramite strumenti automatizzati (profilazione).
Art. 4. Dati trattati e Modalità del trattamento
Il Titolare, per raggiungere la finalità a), tratta dati personali comuni (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, telefono, indirizzo e-mail).
Per la finalità b) non sono richiesti dai personali, fatto salvo le immagini immortalate durante le riprese.
Il trattamento dei dati viene effettuato con misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, in particolare nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate e secondo i principi di liceità, necessità e proporzionalità.
Art. 5. Conservazione dei dati
I dati sono trattati e archiviati presso le sedi del Titolare e sugli strumenti aziendali utilizzati (esempio: server, computer).
Alcuni file digitali sono archiviati in sistemi cloud (ad esempio la posta elettronica). I fornitori sono stati selezionati in modo da garantire la salvaguardia e la riservatezza dei dati.
Tutti i dati sono fisicamente conservati all’interno dell’Unione Europea.
Il Titolare conserverà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alla finalità a) di cui al precedente Art. 3, in particolare per 12 mesi dal termine dell’evento/fiera.
Le riprese effettuate e le pubblicazioni sui canali aziendali (finalità b) non sono soggette alla cancellazione.
Alcuni dati potrebbero essere presenti anche nei sistemi di backup. In questo caso non sarà possibile rimuoverli. Garantiamo fin da subito che, in caso sia necessario un ripristino totale dei sistemi, tali dati saranno nuovamente anonimizzati/cancellati.
I dati personali potranno essere conservati per un periodo superiore nel caso di eventuali contenziosi, per tutto il periodo di durata degli stessi, per consentire l’esercizio del diritto di difesa del Titolare.
Riepilogo tempi di conservazione
Finalità a) 12 mesi dal termine dell’evento/fiera
Finalità b) Fino alla specifica richiesta di cancellazione/limitazione dell’utilizzo delle riprese
Art. 6. Comunicazione e trasmissione dei dati
I dipendenti e/o collaboratori incaricati dal Titolare, nell’espletamento della loro attività lavorativa, hanno accesso ai dati quali persone autorizzate al trattamento.
Art. 7. Trasferimenti di dati verso Paesi Terzi
I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione in paesi al di fuori dall’Unione Europea.
Art. 8. Diritti degli interessati
Art. 7 n. 3 L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento; Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali; Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio; Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto; Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta; Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare; Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
Inoltre, l’Art. 19 obbliga il Titolare a notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione del trattamento richiesta dagli interessati.
Art. 9. Istanze degli interessati: come possono essere esercitati i diritti
Le istanze di cui al precedente Art. 8 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite l’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali” disponibile tramite il sito internet del titolare all’indirizzo:
https://www.artcosmetics.it/esercizio-di-diritti-in-materia-di-protezione-dei-dati-personali/
Il Titolare del trattamento e il DPO possono essere contattati anche ai recapiti specificati nei precedenti Art. 1 e Art. 2.
Art. 10. Aggiornamenti a questa informativa
La presente Informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati.
Si ricorda che l’interessato può richiedere, in qualsiasi momento, una copia dell’informativa inviando una richiesta a: privacy@artcosmetics.it
Ultimo aggiornamento: 27/02/2023