Informativa sul trattamento e sulla protezione dei dati personali

Art. 1. Titolare del trattamento: chi decide come e perché trattare i dati

ART COSMETICS S.r.l. Società a socio unico, soggetta a direzione e coordinamento di AC HOLDING S.r.l.

Telefono: +39 0363 547001

Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it

Indirizzo PEC:  privacy@pec.artcosmetics.it

Art. 2. Dati di contatto del DPO

ART COSMETICS S.r.l. a socio unico ha designato un DPO (Data Protection Office o RPD: Responsabile della Protezione dei Dati). Di seguito i riferimenti per poter contattare il DPO.

Telefono: +39 0363 547001

Indirizzo e-mail: privacy@artcosmetics.it

Art. 3. Finalità e base giuridica del trattamento: perché si trattano i dati e da che cosa è giustificato il trattamento

Finalità a) – Sezione ART IN TOUCH

  • rispondere alle richieste di contatto ricevute dal sito internet.

Base giuridica: esecuzione di attività precontrattuali (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).

Il rifiuto di fornire i dati richiesti impedisce la corretta esecuzione delle attività precontrattuali.

Finalità b) – Sezione ART CAREERS

  • selezione del personale.

Base giuridica: esecuzione di attività precontrattuali (non è richiesto il consenso al trattamento dei dati).

Il rifiuto di fornire i dati richiesti impedisce la corretta esecuzione delle attività precontrattuali.

Inoltre, si precisa che:

  • Nessuna informazione personale è rivenduta a terzi.
  • Nessun dato è utilizzato per rilevare preferenze/abitudini personali tramite strumenti automatizzati (profilazione).

Art. 4. Dati trattati e Modalità del trattamento

Il Titolare, per raggiungere gli scopi dell’Art. 3, tratta i seguenti dati:

Finalità a) – Sezione ART IN TOUCH

  • Dati obbligatori: nome, cognome, e-mail, telefono
  • Dati facoltativi: oggetto, messaggio

Finalità b) – Sezione ART CAREERS

  • Dati obbligatori: nome, cognome, e-mail, telefono, CV
  • Dati facoltativi: messaggio

I dati sono trattati nei limiti strettamente necessari al raggiungimento delle finalità di cui al precedente Art. 3, anche con l’ausilio di strumenti informatici.

Il trattamento dei dati viene effettuato con misure idonee a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, in particolare nel rispetto delle misure di sicurezza adeguate e secondo i principi di liceità, necessità e proporzionalità.

Art. 5. Conservazione dei dati

I dati sono trattati e archiviati presso le sedi del Titolare e sugli strumenti aziendali utilizzati (esempio: server, computer).

Alcuni file digitali sono archiviati in sistemi cloud (ad esempio la posta elettronica). I fornitori sono stati selezionati in modo da garantire la salvaguardia e la riservatezza dei dati.

Tutti i dati sono fisicamente conservati all’interno dell’Unione Europea.

Il Titolare conserverà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui al precedente Art. 3.

  • Finalità a) – Sezione ART IN TOUCH: 12 mesi dopo la risposta.
  • Finalità b) – Sezione ART IN CAREERS: 12 mesi dall’invio del CV.

Alcuni dati potrebbero essere presenti anche nei sistemi di backup. In questo caso non sarà possibile rimuoverli. Garantiamo fin da subito che, in caso sia necessario un ripristino totale dei sistemi, tali dati saranno nuovamente anonimizzati/cancellati.

I dati personali potranno essere conservati per un periodo superiore nel caso di eventuali contenziosi, per tutto il periodo di durata degli stessi, per consentire l’esercizio del diritto di difesa del Titolare.

Art. 6. Comunicazione e trasmissione dei dati

I dipendenti e/o collaboratori incaricati dal Titolare, nell’espletamento della loro attività lavorativa, hanno accesso ai dati quali persone autorizzate al trattamento.

I dati personali non sono soggetti a comunicazione e diffusione a terzi, salvi gli obblighi derivanti dalla legge.

Art. 7. Trasferimenti di dati verso Paesi Terzi

I dati non sono soggetti a comunicazione e diffusione in paesi al di fuori dall’Unione Europea.

Art. 8. Diritti degli interessati

Art. 7 n. 3 L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento; Art. 15 Diritto di accesso, comprensivo del diritto di ottenere l’indicazione del periodo di conservazione dei dati personali previsto, oppure se non è possibile i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Diritto di ottenere indicazione sull’origine dei dati raccolti, nonché delle finalità e delle modalità di trattamento. Diritto di proporre in qualsiasi momento reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali); Art. 16 Diritto dell’interessato di ottenere l’aggiornamento, la rettifica ovvero l’integrazione dei dati personali; Art. 17 Diritto alla cancellazione e diritto all’oblio; Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento, quando previsto; Art. 20 Diritto alla portabilità dei dati, qualora la tecnologia in essere lo permetta; Art. 21 Diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, nel caso in cui il trattamento sia effettuato nell’esercizio di pubblici poteri o nello svolgimento di un compito di interesse pubblico oppure se è effettuato il base al legittimo interesse del titolare; Art. 22 Diritto di ottenere indicazioni sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Inoltre, l’Art. 19 obbliga il Titolare a notificare la rettifica, cancellazione e/o limitazione del trattamento richiesta dagli interessati.

Art. 9. Istanze degli interessati: come possono essere esercitati i diritti

Le istanze di cui al precedente Art. 8 potranno essere presentate dagli Interessati al Titolare del trattamento tramite l’apposito modulo “Esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali” disponibile tramite il sito internet del titolare all’indirizzo:

https://www.artcosmetics.it/esercizio-di-diritti-in-materia-di-protezione-dei-dati-personali/

Il Titolare del trattamento e il DPO possono essere contattati anche ai recapiti specificati nei precedenti Art. 1 e Art. 2.

Art. 10. Aggiornamenti a questa informativa

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche ed integrazioni, anche quale conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative. Le eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati.

Si ricorda che l’interessato può richiedere, in qualsiasi momento, una copia dell’informativa inviando una richiesta a: privacy@artcosmetics.it

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Policy on the processing and protection of personal data

Art. 1. Data Controller: the person or the company deciding how and why to process data

Art Cosmetics S.r.l. Single-member private limited liability company, subject to the direction and coordination of AC HOLDING S.r.l.

Phone: +39 0363 547001

E-mail address: privacy@artcosmetics.it

CEM address: privacy@pec.artcosmetics.it

Art. 2. DPO Contact information

Art Cosmetics S.r.l. single-member private limited liability company has designated a DPO (Data Protection Officer). DPO contact information:

Phone: +39 0363 547001

E-mail address: privacy@artcosmetics.it

Art. 3. Purposes and legal basis for the processing: Why data are being processed

In order to:

  1. a) – ART IN TOUCH Section
  • respond to contact requests received via internet.

Legal basis: to carry out pre-contractual activities (consent to data processing is not required).

Refusal to provide the requested data will impede the proper execution of the pre-contractual obligations.

  1. b) – ART CAREERS Section

Legal basis: to carry out precontractual activities (consent to data processing is not required).

Refusal to provide the requested data will impede the proper execution of the pre-contractual obligations.

Furthermore, it is emphasised that:

  • No personal information shall be resold to third parties.
  • No data shall be used to detect personal preferences/habits through automated tools (profiling).

Art. 4. Processed data and methods of processing

Pursuant to the purposes outlined in Art. 3, the Data Controller processes the following data:

  1. a) – ART IN TOUCH Section
  • Required Data: name, surname, email address, phone
  • Optional Data: subject, message text
  1. b) ART CAREERS Section
  • Required data: name, surname, email address, phone, CV
  • Optional data: message text

The data are processed within the limits strictly necessary to achieve the purposes set out in Art. 3 above, including with the aid of computers.

Data processing is carried out with appropriate measures to ensure the security and confidentiality of personal data, in particular in accordance with the principles of lawfulness, necessity and proportionality.

Art. 5. Data preservation

The data are processed and stored at the Data Controller’s head office and on the company tools used (e.g. servers and computers). Some digital files are stored in cloud systems (e.g. e-mail). Suppliers have been selected to ensure data protection and confidentiality.

These devices are physically located within the European Union.

The Data Controller will retain the personal data for the time necessary to fulfil the purposes outlined in Art. 3 above.

  • a) – ART IN TOUCH Section: 12 months following a response.
  • b) – ART CAREERS Section: 12 months following the receipt of a CV.

Some data may also be present in backup systems. In such case, it will not be possible to remove it. We guarantee that in the event of a total erasure of the systems, such data will be anonymised/deleted again.

Personal data may be retained for a longer period in the event of any litigation and for as long as the litigation lasts to allow the exercise of the Data Controller’s right of defence.

Art. 6. Data communication and transmission

The employees and/or collaborators appointed by the Data Controller have access to the data as persons authorised to process them in the performance of their work.

The data are not subject to communication and dissemination to third parties, except for any legal obligation.

Art. 7. Transfer of data to Third Countries

The data are not subject to communication and dissemination in countries outside the European Union.

Art. 8. Rights of the Data Subjects

Art. 7 no. 3 The Data Subject has the right to withdraw their consent at any time; Art. 15 Right of access, including the right to obtain an indication of the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. Right to obtain indication of the origin of the data collected, as well as the purposes and methods of processing. Right to make any claim to the Control Authority at any time (Data Protection Authority); Art. 16 The Data Subject’s right to have personal data updated, rectified or supplemented; Art. 17 Right to erasure (‘right to be forgotten’); Art. 18 Right to restriction of processing, where applicable; Art. 20 Right to data portability if permitted by existing technology; Art. 21 Right to object at any time for any reason on grounds relating to their particular situation if the processing is carried out in the exercise of official authority or in the performance of a task carried out in the public interest or if it is carried out on the basis of the legitimate interest of the Controller; Art. 22 Right to obtain information regarding automated individual decision-making, including profiling.

Art.19 also requires the Data Controller to communicate the rectification or erasure of personal data or restriction of processing requested by the Data Subject.

Art. 9. Requests of the Data Subjects: how rights can be exercised

The requests referred to in Art. 8 above may be submitted by the Data Subjects to the Data Controller using the specific ‘Exercise of personal data protection

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